Warum sich die Prüfung lohnt
Kurz: Nebenkostenabrechnungen sind häufig fehlerhaft – falscher Verteilschlüssel, Posten, die nicht im Mietvertrag stehen, oder Unterhalt, der als Nebenkosten verrechnet wird. Weil die Beträge über das Jahr verteilt bezahlt werden, fällt ein Fehler von CHF 100 oder 200 kaum auf. Die Prüfliste macht ihn sichtbar.
Du hast das Recht, die Belege einzusehen (Art. 257b OR). Die Prüfliste hilft, gezielt nach den richtigen Belegen zu fragen.
Die Posten im Beispiel
| Posten | Beispiel pro Jahr |
|---|---|
| Heizung (Brennstoff, Wärme) | CHF 1’150 |
| Warmwasser | CHF 280 |
| Wasser und Abwasser | CHF 290 |
| Hauswartung und Reinigung | CHF 340 |
| Allgemeinstrom | CHF 125 |
| Kehricht und Grüngut | CHF 120 |
| Lift (Service, Strom) | CHF 180 |
| Verwaltungshonorar | CHF 75 |
Die Zeilen «Total gemäss Abrechnung» und «Bezahlte Akontozahlungen» füllst du selbst aus. Die Differenz ist deine Nachzahlung oder Rückerstattung – die Vorlage rechnet sie automatisch und vergleicht sie mit dem Vorjahr.
Die fünf Prüfpunkte
Erstens: Steht jeder verrechnete Posten im Mietvertrag? Was nicht ausdrücklich vereinbart ist, darf nicht separat verrechnet werden. Zweitens: Ist der Verteilschlüssel gleich wie im Vorjahr und im Vertrag? Drittens: Sind die Heizkosten plausibel im Vergleich zum Vorjahr und zum Wetter? Viertens: Ist das Verwaltungshonorar im üblichen Rahmen von 3 bis 5 %? Fünftens: Wurden Reparaturen oder Erneuerungen als Nebenkosten verrechnet?
Wenn ein Punkt nicht stimmt, verlange schriftlich die Belege und eine Korrektur. Kommt keine Einigung zustande, ist die Schlichtungsbehörde für Mietsachen kostenlos zuständig.
- Posten im Vertrag?
- Verteilschlüssel unverändert?
- Heizkosten plausibel, Honorar 3–5 %?
Beispiel: eine Nachzahlung prüfen
Familie R. erhält eine Abrechnung mit CHF 2'560 Nebenkosten bei CHF 2'160 Akonto – eine Nachzahlung von CHF 400. In der Prüfliste fällt auf, dass die Heizkosten gegenüber dem Vorjahr um 35 % gestiegen sind, der Winter aber nicht kälter war. Auf Nachfrage stellt sich heraus, dass der Heizöltank im Abrechnungsjahr zweimal gefüllt und der zweite Kauf vollständig verrechnet wurde, obwohl ein Teil des Öls noch im Tank lag.
Nach der Korrektur, bei der der Restbestand als Anfangsbestand ins nächste Jahr übertragen wurde, sinkt die Nachzahlung auf CHF 110. Genau solche Fehler macht die Gegenüberstellung mit dem Vorjahr sichtbar: Es geht nicht darum, jede Zahl anzuzweifeln, sondern auffällige Sprünge zu erkennen und gezielt nachzufragen.
Hilfreich ist, die Abrechnungen mehrerer Jahre in derselben Vorlage zu führen. Dann zeigt sich ein Trend, und die Diskussion mit der Verwaltung wird sachlicher.
Nachzahlung im Budget einplanen
Die Abrechnung kommt meist einige Monate nach Ende der Heizperiode. Wer das Akonto knapp angesetzt hat, sollte eine Rückstellung von 10 bis 15 % des Akontos einplanen. Die Vorlage zeigt, ob das Akonto im Verhältnis zu den echten Kosten passt – und ob eine Anpassung sinnvoll ist, bevor die nächste Nachzahlung kommt.
Übernimm die Struktur direkt in BudgetHub – die Kategorien sind angelegt, und statt einer Tabelle, die man vergisst, siehst du jeden Monat, wie Plan und Ist auseinanderlaufen. Kostenlos, ohne Bankverbindung.