Die Faustregeln
Kurz: Für Privatpersonen gibt es keine allgemeine gesetzliche Aufbewahrungspflicht wie für Unternehmen. Was du aufbewahrst, bestimmen die Fristen, in denen jemand etwas von dir verlangen kann – oder du von jemandem. Die wichtigsten Fristen kommen aus dem Steuerrecht und dem Obligationenrecht.
| Unterlage | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| Steuererklärung und Belege | 10 Jahre | Nachsteuer bis 10 Jahre nach der Steuerperiode |
| Lohnausweise, Lohnabrechnungen | bis zur Pensionierung | Nachweis für AHV und Pensionskasse |
| Pensionskassen- und 3a-Ausweise | bis zum Bezug | Nachweis von Einkäufen und Guthaben |
| Eigenheim: Kauf und wertvermehrende Investitionen | bis zum Verkauf | Grundstückgewinnsteuer |
| Mietvertrag, Übergabeprotokoll | bis Ende Miete plus Kaution zurück | Mängel, Nebenkosten |
| Nebenkostenabrechnungen | 5 Jahre | Verjährung periodischer Forderungen |
| Kaufquittungen, Garantiescheine | mindestens 2 Jahre | gesetzliche Gewährleistung |
| Arzt- und Spitalrechnungen | 5 Jahre | Rückforderungen und Krankheitskostenabzug |
Steuern: zehn Jahre sind die sichere Wahl
Die Steuerverwaltung kann eine Veranlagung grundsätzlich während fünf Jahren nach Ende der Steuerperiode vornehmen, in Ausnahmefällen länger. Werden später neue Tatsachen bekannt, kann sie eine Nachsteuer bis zehn Jahre zurück verlangen. Wer Belege für Abzüge, Einkäufe oder Schulden zehn Jahre aufbewahrt, kann sich in jedem Fall wehren.
Besonders wichtig sind Belege für Abzüge, die die Steuerverwaltung gern prüft: PK-Einkäufe, Unterhaltskosten von Liegenschaften, Weiterbildung, Krankheitskosten, Spenden. Auch die Verrechnungssteuer – auf 1’000 Franken Dividende immerhin 350 Franken – erhältst du nur mit Beleg zurück. Was im Februar zu sammeln ist, steht unter Belege für die Steuererklärung.
Eigenheim: die Belege, die am längsten zählen
Beim Verkauf einer Liegenschaft wird der Gewinn mit der Grundstückgewinnsteuer belastet. Abziehen kannst du die Anlagekosten: Kaufpreis, Notariatskosten und wertvermehrende Investitionen wie ein Anbau, eine neue Heizung mit Mehrwert oder ein ausgebautes Dachgeschoss. Ohne Rechnungen akzeptiert die Steuerverwaltung diese Kosten nicht.
Bewahre deshalb alle Belege zu Kauf und Investitionen bis zum Verkauf auf – auch wenn das Jahrzehnte sind. Reine Unterhaltskosten, die du jährlich abgezogen hast, zählen dagegen nicht als Anlagekosten.
Digital aufbewahren – aber richtig
Privatpersonen dürfen Belege digital aufbewahren. Ein Scan oder PDF genügt in der Regel als Nachweis, solange er lesbar und vollständig ist. Originale behältst du bei wichtigen Dokumenten: Verträge, Urkunden, Testament, Vorsorgeauftrag.
Achte auf eine sinnvolle Struktur – ein Ordner pro Jahr mit Unterordnern für Steuern, Versicherungen, Wohnen, Gesundheit – und auf ein Backup an einem zweiten Ort. Ein Ordner, den nur du findest, hilft im Notfall niemandem.
Was du wegwerfen kannst
Kontoauszüge, die in einer Steuererklärung verwendet und veranlagt wurden, darfst du nach zehn Jahren vernichten. Quittungen für Alltagseinkäufe ohne Garantie, abgelaufene Versicherungspolicen ohne offene Fälle und Werbung der Bank gehören in den Papierkorb – am besten in den Schredder, weil sie persönliche Daten enthalten.
Für Notfälle lohnt sich zusätzlich ein Notfallordner mit den wichtigsten Dokumenten auf einen Blick, siehe Notfallordner erstellen.
Ordnung für Familien und Paare
In Paarhaushalten lohnt sich eine gemeinsame Ablage mit klaren Zuständigkeiten: Wer verwaltet Steuern, wer Versicherungen, wer Wohnen? Bei getrennten Konten bleiben die Unterlagen jeder Person bei ihr, gemeinsame Verträge in der gemeinsamen Ablage. Für Kinder kommen Geburtsurkunde, Impfausweis und Versicherungsunterlagen dazu.
Der Jahresend-Rhythmus
Der Dezember ist ein guter Zeitpunkt, um aufzuräumen: das Jahr abschliessen, die Belege für die Steuererklärung bereitlegen, alte Jahrgänge über zehn Jahre aussortieren. In BudgetHub kannst du Buchungen mit Belegfoto erfassen und exportieren – die Daten bleiben in der Schweiz.