Das Prinzip: Stichwort → Kategorie
Kurz: Du legst eine Tabelle mit zwei Spalten an – Stichwort und Kategorie. Für jede Buchung sucht eine Formel das erste Stichwort, das im Buchungstext vorkommt, und übernimmt dessen Kategorie. Steht kein Stichwort im Text, bleibt die Buchung «nicht zugeordnet» und wartet auf eine Entscheidung von dir.
Die Formel dafür: =WENNFEHLER(INDEX(Kategorie;VERGLEICH(WAHR;ISTZAHL(SUCHEN(Stichwort;B2));0));"Nicht zugeordnet"). SUCHEN unterscheidet nicht zwischen Gross- und Kleinschreibung. In Excel 2016 und 2019 bestätigst du sie als Matrixformel mit Ctrl+Shift+Enter, in Microsoft 365 funktioniert sie direkt.
Reihenfolge: spezifisch vor allgemein
Die Formel nimmt das ERSTE passende Stichwort. Steht «Coop» vor «Coop Vitality», landet jede Apothekenrechnung bei den Lebensmitteln. Dasselbe gilt für «Uber» vor «Uber Eats» oder «Manor» vor «Manor Food». Lange, spezifische Stichworte gehören deshalb nach oben, kurze und allgemeine nach unten.
Eine einfache Kontrolle: Sortiere die Regeln nach der Länge des Stichworts absteigend. Das löst die meisten Reihenfolge-Probleme auf einen Schlag, ohne dass du jede Regel einzeln prüfen musst.
Teilwort-Fallen
SUCHEN findet ein Stichwort auch mitten in einem Wort. «OBI» steckt in «Mobiliar», «Eni» in «Senior», «Depot» in «Mietzinsdepot» und «Verwaltung» in «Steuerverwaltung». Die Versicherungsprämie der Mobiliar würde so zum Baumarkteinkauf.
- Kurze Stichworte mit Leerzeichen ergänzen: «OBI » statt «OBI»
- Längere Varianten verwenden: «OBI Baumarkt»
- Nach dem ersten Import alle Treffer kurzer Stichworte einmal von Hand prüfen
Wie viele Regeln es braucht
Erstaunlich wenige decken viel ab. Die zehn häufigsten Händler – Detailhändler, Krankenkasse, Telecom, ÖV, Tankstelle – erklären bei vielen Haushalten mehr als die Hälfte der Buchungen. Mit 50 bis 100 Regeln sind meist über 80 Prozent zugeordnet; der Rest sind Einzelfälle, die du einmal von Hand setzt und bei Wiederholung als neue Regel aufnimmst.
Pflege die Liste nebenbei: Jedes Mal, wenn du eine Buchung von Hand zuordnest, die wiederkommen wird, wird daraus eine Regel. Nach zwei, drei Monaten ist der Import fast vollständig automatisch.
Regeln für Einnahmen und Umbuchungen
Regeln braucht es nicht nur für Ausgaben. Lohn, Kinderzulage, Rente und Rückerstattungen der Krankenkasse lassen sich ebenso über Stichworte erkennen – der Name des Arbeitgebers, «Ausgleichskasse» oder der Name der Krankenkasse mit dem Zusatz «Rückerstattung». Achte auch hier auf die Reihenfolge: «Kinderzulage Ausgleichskasse» darf nicht als AHV-Rente erkannt werden, nur weil «Ausgleichskasse» im Text steht.
Besonders wertvoll sind Regeln für Umbuchungen: Kartenabrechnungen (Viseca, Swisscard, Cornercard), Bargeldbezüge (Bancomat, Geldautomat) und TWINT-Aufladungen. Sie verhindern, dass solche Zeilen als Ausgabe zählen, und sind der grösste Hebel für ein Budget, das stimmt.
Fertig: über 400 Schweizer Händlerregeln
Das Haushaltsbuch für Excel bringt über 400 Regeln für Schweizer Händler, Versicherer, Ämter und Abos mit – geprüft auf genau diese Fallen; spezifische Regeln haben Vorrang vor allgemeinen. Eigene Regeln ergänzt du im Blatt «Regeln». Einmalig CHF 49, ohne Makros.
Die BudgetHub-App ordnet beim Import ebenfalls automatisch zu; für wiederkehrende Händler legst du eigene Regeln an.