Le regole di base
In breve: per i privati non esiste un obbligo generale di conservazione come per le imprese. Ciò che conservi dipende dai termini entro cui qualcuno può chiederti qualcosa – o tu a qualcuno. I termini principali vengono dal diritto fiscale e dal codice delle obbligazioni.
| Documento | Raccomandazione | Perché |
|---|---|---|
| Dichiarazione e giustificativi | 10 anni | ricupero d’imposta fino a 10 anni |
| Certificati e buste paga | fino al pensionamento | prova per AVS e cassa pensione |
| Certificati LPP e 3a | fino al prelievo | prova di riscatti e averi |
| Abitazione: acquisto e investimenti | fino alla vendita | imposta sugli utili immobiliari |
| Contratto d’affitto, verbale di consegna | fine locazione più restituzione della garanzia | difetti, spese accessorie |
| Conteggi spese accessorie | 5 anni | prescrizione dei crediti periodici |
| Scontrini, certificati di garanzia | almeno 2 anni | garanzia legale |
| Fatture mediche | 5 anni | rimborsi e deduzione delle spese |
Imposte: dieci anni, la scelta sicura
L’amministrazione può di principio tassare durante cinque anni dalla fine del periodo fiscale, eccezionalmente più a lungo. Se emergono fatti nuovi può chiedere un ricupero d’imposta fino a dieci anni indietro. Conservare dieci anni i giustificativi di deduzioni, riscatti e debiti permette di difendersi in ogni caso.
Sono importanti soprattutto riscatti LPP, spese di manutenzione, formazione continua, spese mediche e donazioni – le deduzioni che l’amministrazione controlla più volentieri.
Abitazione propria: i documenti che contano più a lungo
Alla vendita di un immobile l’utile è colpito dall’imposta sugli utili immobiliari. Si possono dedurre i costi d’investimento: prezzo d’acquisto, spese notarili e investimenti che aumentano il valore. Senza fatture l’amministrazione non li accetta. Le semplici spese di manutenzione, dedotte ogni anno, non contano come costi d’investimento.
Conservare in digitale – ma bene
I privati possono conservare i giustificativi in forma digitale: una scansione o un PDF bastano di solito, se leggibili e completi. Conserva gli originali dei documenti importanti: contratti, atti, testamento, mandato precauzionale.
Una struttura chiara – una cartella per anno con sottocartelle imposte, assicurazioni, abitazione, salute – e una copia di sicurezza in un secondo luogo. Una cartella che trovi solo tu non aiuta nessuno in caso di emergenza.
Ordine per coppie e famiglie
Nelle coppie conviene un archivio comune con responsabilità chiare: chi gestisce le imposte, chi le assicurazioni, chi l’abitazione? Con conti separati, i documenti di ciascuno restano a lui; i contratti comuni nell’archivio comune. Per i figli si aggiungono atto di nascita, libretto delle vaccinazioni e documenti assicurativi.
Cosa si può buttare
Gli estratti conto usati in una dichiarazione tassata possono essere distrutti dopo dieci anni; scontrini senza garanzia e polizze scadute senza casi aperti vanno buttati, meglio nel distruggidocumenti. Dicembre è il momento giusto per fare ordine. In BudgetHub le registrazioni possono avere la foto del giustificativo e i dati restano in Svizzera. Vedi anche accantonare le imposte ogni mese.