Les règles de base
En bref : pour les particuliers, il n’existe pas d’obligation générale de conservation comme pour les entreprises. Ce que tu gardes dépend des délais pendant lesquels quelqu’un peut te réclamer quelque chose – ou toi à quelqu’un. Les délais principaux viennent du droit fiscal et du code des obligations.
| Document | Recommandation | Pourquoi |
|---|---|---|
| Déclaration d’impôt et justificatifs | 10 ans | rappel d’impôt jusqu’à 10 ans après la période |
| Certificats et fiches de salaire | jusqu’à la retraite | preuve pour l’AVS et la caisse de pension |
| Certificats LPP et 3a | jusqu’au retrait | preuve des rachats et avoirs |
| Logement : achat et investissements à plus-value | jusqu’à la vente | impôt sur les gains immobiliers |
| Bail, état des lieux | fin du bail plus restitution de la garantie | défauts, charges |
| Décomptes de charges | 5 ans | prescription des créances périodiques |
| Quittances, bons de garantie | au moins 2 ans | garantie légale |
| Factures médicales | 5 ans | remboursements, déduction des frais |
Impôts : dix ans, le choix sûr
L’administration peut en principe taxer pendant cinq ans après la fin de la période fiscale, exceptionnellement plus longtemps. Si des faits nouveaux apparaissent, elle peut réclamer un rappel d’impôt jusqu’à dix ans en arrière. Garder dix ans les justificatifs de déductions, rachats et dettes permet de se défendre dans tous les cas.
Importants en particulier : rachats LPP, frais d’entretien d’immeuble, formation continue, frais médicaux, dons. Ce qu’il faut rassembler en février figure dans justificatifs pour la déclaration.
Logement : les pièces qui comptent le plus longtemps
Lors de la vente d’un bien, le gain est frappé par l’impôt sur les gains immobiliers. On peut déduire les coûts d’investissement : prix d’achat, frais de notaire et investissements à plus-value comme une extension, un nouveau chauffage améliorant la valeur ou des combles aménagés. Sans factures, l’administration ne les accepte pas.
Garde donc toutes les pièces d’achat et d’investissement jusqu’à la vente – même si cela fait des décennies. Les simples frais d’entretien, déduits chaque année, ne comptent pas comme coûts d’investissement.
Garder en numérique – mais bien
Les particuliers peuvent conserver leurs justificatifs sous forme numérique. Un scan ou un PDF suffit en général, s’il est lisible et complet. Garde les originaux des documents importants : contrats, actes, testament, mandat pour cause d’inaptitude.
Une structure claire – un dossier par année avec sous-dossiers impôts, assurances, logement, santé – et une sauvegarde à un second endroit. Un dossier que toi seul retrouves n’aide personne en cas d’urgence.
Ce qu’on peut jeter
Les relevés de compte utilisés dans une déclaration taxée peuvent être détruits après dix ans. Les tickets d’achats courants sans garantie, les polices échues sans cas ouvert et la publicité de la banque vont à la poubelle – idéalement au destructeur, car ils contiennent des données personnelles.
Décembre est un bon moment pour faire de l’ordre : clôturer l’année, préparer les pièces de la déclaration, trier les années de plus de dix ans. Dans BudgetHub, les écritures peuvent être saisies avec photo du justificatif et exportées – les données restent en Suisse.